Этикет встречи является ключом к хорошему бизнесу, так как личное общение обеспечивает четкое общение и эффективное принятие решений. Но слишком часто встречи длятся дольше, чем должны, и не удерживают участников.

Совещаетесь ли вы с партнерами, поставщиками или сотрудниками, продемонстрируйте свои организаторские способности с помощью этих необходимых средств для проведения встреч.

Определите цель. Четкая цель задаст тон встрече и определит ее направление. Ваша цель должна быть конкретной и измеримой. Если вы ожидаете от участников мозгового штурма, попросите каждого участника прийти со списком идей.

Спросите себя, действительно ли необходима встреча. Встречи могут быть дорогими. Чтобы рассчитать точную стоимость, умножьте почасовую заработную плату каждого присутствующего на продолжительность собрания. Если ваша цель может быть достигнута с помощью электронной почты, телефонной конференции, Skype или даже быстрой беседы один на один, вообще пропустите встречу.

Пригласите руководителей. В наиболее эффективных совещаниях участвуют заинтересованные стороны, чтобы обеспечить немедленное принятие решений. Если ключевой человек, принимающий решения, недоступен, попросите подчиненного присутствовать. В идеале этот человек сможет говорить от имени своего руководителя или, по крайней мере, делать заметки и отчитываться.

Встаньте. Обычные встречи, предназначенные для общения с сотрудниками и обсуждения отчетов о состоянии, обычно можно провести за 15 минут или меньше. У вас будет больше шансов, что собрание будет коротким и по существу, если все будут стоять.

Планируйте стратегически. Если вы хотите, чтобы каждый участник встречи был полностью вовлечен, избегайте утра понедельника, когда все заняты электронной почтой. Также избегайте вечера пятницы, когда сотрудники заняты подведением итогов недели и с нетерпением ждут выходных. Назначьте встречи на день и время, когда участники, скорее всего, будут вовлечены.

Установите лимит времени и придерживайтесь его. Совещания, которые тянутся часами, заставляют участников терять терпение и концентрацию. Продолжительность концентрации внимания короткая, а время ценно. Самые продуктивные встречи начинаются вовремя и вовремя заканчиваются.

Расставьте приоритеты в повестке дня. Не оставляйте самые важные темы напоследок. Чтобы обеспечить выполнение самых приоритетных задач, сначала обсудите наиболее актуальные вопросы. Таким образом, если кому-то нужно будет уйти с собрания раньше, вы все равно достигнете своих основных целей.

Придерживайтесь повестки дня. Повестка дня — это набросок — структура — чтобы держать всех в курсе темы и поддерживать ход встречи. Повестка дня должна быть на одной странице и не должна включать ничего, кроме основных тем для разговора. Разговоры на боковой панели тратят драгоценное время. Если участники настаивают на том, чтобы говорить вне очереди, вмешайтесь и предложите им поговорить после встречи или запланируйте отдельную дискуссию. Затем немедленно вернитесь к обсуждаемой теме.

Докладывайте концепции через истории. Когда вы представляете группе ключевые концепции или новые идеи, особенно модели, которые трудно понять, объясните, почему их это должно волновать. Сформулируйте проблему с помощью короткой истории и используйте примеры.

Сделайте выводы. В конце встречи быстро повторите любые решения, сроки и уточните все необходимые последующие действия. Все участники встречи должны точно понимать, что от них ожидается. Немедленно назначьте любые последующие встречи.